第一句就給出結論
結論在前,推理在後,這與報告的寫作順序相反。即使有人只讀了兩段就停下,也能帶走你需要他們記住的內容。
一份報告需要用四十頁的篇幅來得出結論。而執行摘要必須從結論開始,這就是為什麼自己撰寫執行摘要很困難。
前面的摘要和後面的報告是兩份不同的文件,擔負著不同的任務。以下:它使用的順序、它點名的決定,以及它揭示的假設。
結論在前,推理在後,這與報告的寫作順序相反。即使有人只讀了兩段就停下,也能帶走你需要他們記住的內容。
批准、在兩個選項之間做決定、記錄下來,或釋出預算——請求是明確陳述而非隱含的,同時說明如果沒有人採取行動會發生什麼。
支撐建議的假設會被單獨列出,因此不同意其中某一假設的讀者,可以立刻看出結論的哪一部分與該假設相關。
從一份完成的報告,到決策者真正會閱讀的一頁,只需三個步驟。
目前的文件內容,加上誰會閱讀摘要,以及你希望他們做出什麼回應。
它找出報告的結論,將其移到前面,收集支持該結論的論據,分離出假設,並明確陳述需要做的決定。
讀第一句和請求——如果這兩者單獨成立,摘要就成立。將本次執行儲存為 Playbook,讓每份報告都以相同方式開頭。
較短的報告不是執行摘要。順序才是關鍵差異。
四十頁的內容帶領你走過證據,最終到達某個結論。摘要必須反其道而行——先說目的地,再展示足夠的路程以建立可信度。當你親自走過這段路時,撰寫起來就很困難,因為原始順序就在你的腦海中。
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報告常被草草瀏覽的分析師、需要做出決策的團隊、交付調查結果的顧問,以及任何撰寫董事會文件的人。
工作花了三週,閱讀卻只需九十秒,這並非不公平——這是每一份向上呈送的文件都會遇到的情況。唯一的問題是,這九十秒內是否包含了你需要被看到的內容。
你需要一個「同意」,而報告花了大量篇幅解釋為什麼應該同意,卻從未明確提出請求。決策不會靠推論產生,而止步於請求之前的摘要,會讓會議結束時沒有任何共識。
客戶為分析付費,並將以摘要來評判成果,因為那是他們自己的董事會看到的內容。摘要必須在被提取並貼到別人的投影片中時,仍然保留其關鍵依據。
董事會在午餐前閱讀十二份文件,並且只記得那些明確告知他們被要求做什麼的文件。其他所有文件都變成需要更多資訊的延期事項。
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長度、順序、缺少建議,以及每月執行。
這是一種為不會讀完整份報告的讀者,撰寫報告開頭部分的工具。重要的區別在於:這不是一份縮短的報告——而是一份不同的文件,針對不同的讀者,以相反的順序排列。
是的,一次一份報告。一次處理多份文件、更長的報告,以及保持固定格式讓每份提交都以相同方式開頭,這些屬於付費方案。
短到不需要瀏覽——通常一頁,董事會文件則常常更短。不過,長度遠不如順序重要:一份兩頁但以建議開頭的摘要能發揮作用,而半頁卻逐步推向結論的摘要則做不到。
你會被告知,這是有價值的。這裡不會製造文件不支持的結論,因此缺少建議會以「缺失」的方式呈現,而不是一句自信捏造的句子。這通常意味著報告尚未完成。
大多數工具按照原始順序逐節處理,產生同一文件的濃縮版本。而這裡是倒轉的,請求被直接陳述,結論所依賴的假設被分離出來以便討論,而且你確定的格式也適用於下個月的報告。